Préparer un enlèvement de DEEE en entreprise : la checklist

Étape 1 : inventorier ce qui part (le listing)

Tout enlèvement commence par un listing. Recensez chaque équipement avec son type, sa marque, son modèle, sa quantité, son état (fonctionnel, hors service, incomplet) et, pour les ordinateurs, portables, serveurs, smartphones et copieurs, la présence d'un support de données. Relevez les numéros de série quand ils existent : ils servent à la sortie d'inventaire, au certificat d'effacement et au rapprochement avec le certificat de traitement. Un tableur suffit ; un export de l'outil de gestion de parc est encore mieux.

Ce listing sert à quatre choses : dimensionner le transport (nombre de palettes, poids estimé), identifier les flux dangereux qui exigent un bordereau de suivi des déchets, repérer ce qui peut être réemployé plutôt que recyclé, et obtenir un devis précis. Le coût dépend du volume, de la nature des équipements et du lieu d'enlèvement ; il est établi gratuitement et au cas par cas à partir de ce document.

• Type, marque, modèle, quantité et état de chaque équipement
• Présence de disques, SSD ou mémoire interne (ordinateurs, serveurs, téléphones, copieurs)
• Écrans, onduleurs, batteries et piles identifiés comme flux dangereux
• Localisation exacte : bâtiment, étage, local, site
• Contact sur place et créneaux d'accès possibles

Étape 2 : sécuriser les données avant le départ

Un équipement qui quitte l'entreprise avec des données lisibles est un incident RGPD en puissance. Avant l'enlèvement, sauvegardez ce qui doit l'être, retirez les équipements des consoles de gestion (annuaire, gestion des mobiles, licences), déconnectez les comptes et supprimez les verrous d'activation des smartphones et tablettes, sans quoi ils ne pourront pas être réemployés. Décidez ensuite du traitement des supports : effacement conforme à la norme NIST 800-88 avec certificat, ou destruction physique pour les supports défaillants ou les données les plus sensibles.

Si l'effacement est réalisé après l'enlèvement, exigez un certificat d'effacement par numéro de série et vérifiez que les équipements voyagent de façon sécurisée. Si votre politique de sécurité impose que rien ne sorte sans effacement préalable, prévoyez l'opération sur site. Dans les deux cas, documentez la décision : elle a sa place dans votre documentation RGPD.

Étape 3 : trier les flux et respecter la réglementation DEEE

La réglementation DEEE interdit de mélanger les déchets d'équipements électriques et électroniques aux déchets ordinaires et impose un tri à la source. Dans la pratique, séparez trois familles : les équipements non dangereux (unités centrales, imprimantes sans consommable, claviers, câbles, switchs), les flux dangereux (écrans, onduleurs, tout équipement contenant une batterie, piles) et les consommables (toners, cartouches). Les batteries lithium retirées des appareils doivent être isolées, bornes protégées, dans un contenant adapté.

Ce tri détermine le code déchet inscrit sur les documents : 16 02 13* pour les équipements contenant des composants dangereux, 16 02 14 pour les autres. Il conditionne aussi le type de justificatif : bordereau de suivi des déchets sur Trackdéchets pour le dangereux, bon d'enlèvement et registre pour le reste. Ne jetez rien vous-même avant l'enlèvement : un écran déposé dans une benne de déchets industriels banals est une infraction.

Étape 4 : conditionner et regrouper le matériel

Le regroupement fait gagner un temps précieux le jour J. Rassemblez le matériel dans un local unique proche de la sortie, sur palettes si vous en disposez. Empilez les unités centrales et les portables de façon stable, filmez les palettes, placez les écrans debout (jamais empilés à plat) et séparés par du carton, mettez les câbles et petits équipements dans des bacs ou des cartons. Étiquetez chaque palette ou bac avec le site, le contenu et le nombre d'unités.

Un enlèvement peut aussi s'organiser sans conditionnement préalable, avec démontage des postes et mise sur palette sur place ; il faut alors le préciser dès la demande de collecte pour prévoir le temps et le matériel nécessaires. L'opération est possible à partir d'une dizaine d'équipements ou d'une palette ; en dessous, regrouper plusieurs services ou sites avant de déclencher l'enlèvement est plus cohérent.

Étape 5 : préparer l'accès et la logistique du site

Les blocages du jour J viennent presque toujours de l'accès. Vérifiez la hauteur et la largeur des portes et du monte-charge, la présence d'un quai ou le besoin d'un hayon, les possibilités de stationnement d'un utilitaire ou d'un porteur, les horaires d'ouverture et les règles de sécurité du site (badge, plan de prévention, équipements de protection, zone de circulation). Dans les immeubles de bureaux en centre-ville, réservez le monte-charge et prévenez le gardien ; dans les zones d'activités, indiquez l'entrée à utiliser.

Pour un enlèvement multi-sites, listez chaque adresse avec son contact, ses contraintes et son volume estimé : la tournée est planifiée en une fois et les documents sont émis par site, ce qui simplifie le registre de chaque établissement. Désignez une personne présente pour ouvrir, faire le comptage contradictoire et signer.

• Dimensions des accès (portes, couloirs, monte-charge) et étage
• Stationnement, quai ou hayon, distance de portage
• Horaires, badge, plan de prévention ou protocole de sécurité
• Contact présent sur place le jour de l'enlèvement
• Pour le multi-sites : une fiche par adresse

Étape 6 : la traçabilité, avant, pendant et après

Avant l'enlèvement, assurez-vous que votre établissement dispose d'un compte Trackdéchets (rattaché au SIRET) et d'une personne habilitée à signer le bordereau de suivi des déchets pour les flux dangereux. Le BSD est préparé avec les informations du listing (codes déchets, quantités, transporteur, installation de destination) ; vous signez l'émission au départ du camion. Pour les flux non dangereux, un bon d'enlèvement mentionne les quantités et l'installation destinataire.

Le jour J, comptez ou pesez contradictoirement, prenez quelques photos des palettes et conservez le bon signé. Après l'enlèvement, suivez sur Trackdéchets les signatures du transporteur, de la réception et du traitement, puis récupérez le certificat de traitement, l'attestation de recyclage, le bilan RSE et le certificat d'effacement. Enregistrez l'opération dans le registre des déchets et transmettez le certificat à la comptabilité pour la sortie des immobilisations.

• Compte Trackdéchets actif et signataire désigné
• BSD émis pour les écrans, onduleurs et batteries, bon d'enlèvement pour le reste
• Comptage ou pesée contradictoire et photos le jour J
• Certificat de traitement, attestation de recyclage, bilan RSE et certificat d'effacement archivés
• Registre des déchets mis à jour et sortie d'actif comptable justifiée

Les erreurs qui retardent un enlèvement de DEEE

Les mêmes erreurs reviennent : un listing approximatif qui conduit à sous-dimensionner le camion, des écrans découverts au dernier moment dans une réserve, des smartphones encore verrouillés, un monte-charge non réservé, personne pour signer, ou un service qui a « fait le ménage » la veille en jetant claviers et câbles dans la benne. Chacune coûte un second passage ou un trou dans la traçabilité. La checklist ci-dessus les élimine en une réunion de préparation d'une heure entre la DSI, les services généraux et la personne en charge des déchets ou de la RSE.

Un recyclage DEEE entreprise bien préparé se résume ainsi : un listing fiable, des données sécurisées, des flux triés, un accès organisé et une chaîne documentaire complète. La collecte DEEE professionnels devient alors une opération de routine, répétable à chaque renouvellement de parc, et le recyclage DEEE cesse d'être un sujet de dernière minute.